Quando si parla di intelligenza artificiale nella Pubblica Amministrazione, il dibattito si concentra spesso sull’automazione. Si immagina l’AI come uno strumento capace di sostituire attività umane, velocizzare operazioni ripetitive o ridurre il carico di lavoro degli uffici. Questa visione, però, è parziale e rischia di essere fuorviante. L’AI non è solo una tecnologia per fare più in fretta le stesse cose, ma un mezzo per ripensare il modo in cui i processi vengono governati.
Nella PA, ogni procedimento è il risultato di regole, responsabilità, passaggi formali e controlli. Inserire l’AI in questo contesto senza una visione chiara significa limitarsi a un’adozione superficiale, che raramente produce benefici strutturali. Il vero valore emerge quando l’intelligenza artificiale viene integrata come strumento di supporto decisionale e organizzativo, capace di migliorare qualità, coerenza e tracciabilità dei processi.
Automazione non significa governo
Automatizzare un’attività significa eseguire una sequenza di operazioni in modo automatico. Governare un processo, invece, significa comprenderne la struttura, monitorarne l’andamento e intervenire in modo consapevole. Questa distinzione è fondamentale per la PA, dove i procedimenti non possono essere ridotti a semplici flussi tecnici.
Un sistema che automatizza senza governare rischia di nascondere criticità invece di risolverle. Se un processo è confuso, frammentato o mal definito, l’automazione può renderlo solo più veloce, ma non più efficace. In alcuni casi, può addirittura amplificare gli errori, rendendoli meno visibili e più difficili da correggere.
L’AI, se usata correttamente, consente invece di rendere il processo più leggibile, di evidenziarne i passaggi critici e di supportare gli operatori nelle decisioni, senza sostituirli. Questo approccio è particolarmente rilevante in contesti normativi complessi, dove la responsabilità finale rimane sempre umana.
Il ruolo dell’AI nei flussi documentali
Uno degli ambiti in cui l’intelligenza artificiale può offrire benefici immediati è la gestione dei documenti. La PA lavora quotidianamente con grandi volumi di contenuti non strutturati: istanze, allegati, comunicazioni, atti. Tradizionalmente, questi documenti richiedono una lettura manuale, una classificazione e un inserimento nei sistemi gestionali.
Questo lavoro, oltre a essere oneroso, è soggetto a variabilità e errori. L’AI permette di affrontare il problema in modo diverso, analizzando i documenti, riconoscendone il contenuto e trasformando informazioni testuali in dati strutturati. In questo modo, il documento diventa l’origine di un processo guidato, invece di un semplice file da archiviare.
Con soluzioni come K-ERP Next, l’intelligenza artificiale non agisce come un modulo separato, ma come parte integrante del sistema. I dati estratti alimentano automaticamente pratiche, attività e workflow, mantenendo coerenza con le regole organizzative dell’ente. L’AI non decide al posto dell’operatore, ma prepara il contesto decisionale, riducendo il carico cognitivo e il lavoro ripetitivo.
Trasparenza, controllo e responsabilità
Uno dei timori più diffusi legati all’uso dell’AI nella PA riguarda la perdita di controllo. È una preoccupazione legittima, soprattutto quando si parla di processi che hanno impatti diretti su cittadini e imprese. Proprio per questo, l’adozione dell’intelligenza artificiale deve essere progettata in modo da rafforzare la trasparenza, non indebolirla.
Un sistema ben progettato rende visibili le decisioni suggerite dall’AI, ne documenta le basi informative e consente agli operatori di intervenire, modificare o correggere il flusso. In questo senso, l’AI diventa uno strumento di supporto al governo del processo, non una scatola nera che agisce in autonomia.
La tracciabilità delle azioni, la possibilità di audit e il rispetto delle normative diventano elementi centrali. L’AI deve inserirsi in un contesto in cui le responsabilità sono chiare e il controllo rimane sempre nelle mani dell’ente.
Dall’efficienza alla qualità del servizio
Spesso si valuta l’introduzione dell’AI in termini di efficienza: meno tempo, meno costi, meno errori. Questi aspetti sono importanti, ma non sufficienti. Nella PA, la qualità del servizio è altrettanto rilevante. Un processo più ordinato, comprensibile e tracciabile migliora non solo il lavoro interno, ma anche l’esperienza del cittadino.
Quando i dati sono coerenti, le informazioni accessibili e i tempi più prevedibili, il rapporto tra ente e utente diventa più chiaro e meno conflittuale. In questo senso, l’intelligenza artificiale contribuisce a costruire fiducia, non semplicemente a velocizzare le procedure.
Un’adozione consapevole e graduale
L’AI non è una soluzione da introdurre in modo improvvisato. Richiede una riflessione sui processi esistenti, sulla qualità dei dati e sugli obiettivi dell’ente. Un approccio graduale, che integri l’intelligenza artificiale nei punti di maggiore valore, consente di ottenere risultati concreti senza stravolgere l’organizzazione.
Prodigys lavora in questa direzione, progettando soluzioni in cui l’AI è al servizio del governo dei processi. L’obiettivo non è sostituire le persone, ma metterle nelle condizioni di lavorare meglio, con strumenti che aumentano consapevolezza, controllo e capacità decisionale.
In definitiva, parlare di AI nella PA significa parlare di maturità digitale. Non di automazione fine a se stessa, ma di un uso intelligente della tecnologia per rendere i processi più solidi, trasparenti e orientati al servizio pubblico.
