1. Ambito di applicazione
La presente Informativa descrive le modalità con cui Prodigys Technology S.r.l. (di seguito, “Prodigys”) tratta i dati personali nell'ambito delle proprie attività e dei servizi digitali forniti.
L'Informativa si applica, per quanto pertinente, ai trattamenti connessi a:
- Siti web istituzionali e pagine informative gestite da Prodigys.
- Piattaforme software e applicazioni web.
- Software gestionali e documentali.
- Applicazioni per dispositivi mobili.
- Servizi cloud e Software as a Service (SaaS).
- Software installati presso infrastrutture dei clienti.
- Portali e servizi digitali per pubbliche amministrazioni, imprese e cittadini.
- Servizi di intelligenza artificiale, elaborazione documentale e automazione.
- Integrazioni applicative, API e servizi di interoperabilità.
- Attività di assistenza tecnica, manutenzione e supporto.
- Attività commerciali, amministrative e contrattuali.
Rientrano nell'ambito della presente Informativa, a titolo esemplificativo, le piattaforme K-ERP, K-Sanctions, K-Archive, K-PRO, K-AI, K-CIM, K-Bandi e le ulteriori soluzioni sviluppate, distribuite o gestite da Prodigys.
La presente Informativa disciplina direttamente i trattamenti per i quali Prodigys determina le finalità e i mezzi essenziali del trattamento, operando in qualità di Titolare.
Per i trattamenti effettuati per conto di clienti pubblici o privati, Prodigys può invece operare in qualità di Responsabile del trattamento, secondo quanto precisato nelle sezioni successive.
Le informazioni qui riportate possono essere integrate da informative specifiche relative a singoli servizi, applicazioni o categorie di interessati.
2. Titolare del trattamento e contatti
Per i trattamenti effettuati in qualità di Titolare, il soggetto responsabile è:
Prodigys Technology S.r.l.
Sede legale: Via San Domenico 6, 20025 Legnano (MI), Italia
Partita IVA: 06180320969
Email: info@prodigysgroup.it
PEC: prodigys@pec.it
Sito web: https://www.prodigys.it
Per informazioni sul trattamento dei dati personali e per l'esercizio dei diritti previsti dal GDPR è possibile utilizzare i recapiti sopra indicati.
I dati di contatto del Responsabile della protezione dei dati (DPO/RPD), ove designato, sono indicati attraverso i canali privacy ufficiali di Prodigys.
3. Ruolo di Prodigys nel trattamento dei dati
Prodigys può operare in qualità di Titolare del trattamento oppure di Responsabile del trattamento, in funzione delle specifiche attività svolte.
3.1 Prodigys quale Titolare del trattamento
Prodigys opera in qualità di Titolare quando determina autonomamente le finalità e i mezzi essenziali del trattamento.
Ciò avviene, in particolare, per le attività di:
- Gestione del sito istituzionale e delle richieste di contatto.
- Gestione dei rapporti commerciali e contrattuali con i clienti.
- Gestione amministrativa, contabile e fiscale.
- Gestione delle comunicazioni commerciali.
- Selezione del personale e gestione delle candidature.
- Gestione diretta delle richieste di assistenza e delle relative comunicazioni, nei limiti in cui Prodigys determini autonomamente le finalità.
- Protezione dei propri sistemi e infrastrutture, quando il relativo trattamento è effettuato per finalità autonomamente determinate da Prodigys.
- Adempimento degli obblighi normativi.
3.2 Prodigys quale Responsabile del trattamento
Nell'erogazione di servizi software, cloud, applicativi e di assistenza per conto di clienti pubblici e privati, Prodigys opera generalmente in qualità di Responsabile del trattamento ai sensi dell'articolo 28 del GDPR, quando tratta dati personali secondo le istruzioni del Cliente.
In tali circostanze il Cliente, quale Titolare del trattamento, determina le finalità dei trattamenti effettuati attraverso la piattaforma e le relative basi giuridiche.
Questo può riguardare, ad esempio:
- Dati anagrafici e amministrativi gestiti dagli enti pubblici.
- Dati relativi a procedimenti, sanzioni, notifiche e pagamenti.
- Dati di dipendenti, collaboratori e fornitori del Cliente.
- Documenti, fascicoli e archivi digitali.
- Dati gestiti mediante sistemi ERP e piattaforme applicative.
- Dati elaborati attraverso funzionalità di intelligenza artificiale.
- Informazioni acquisite attraverso integrazioni con banche dati e sistemi esterni.
Il trattamento è disciplinato dagli accordi stipulati tra Prodigys e il Cliente, comprese le eventuali nomine a Responsabile del trattamento.
Quando Prodigys opera in qualità di Responsabile, l'informativa relativa ai dati trattati per le finalità del Cliente è resa dal rispettivo Titolare, secondo la normativa applicabile.
Prodigys collabora con il Cliente per consentire il rispetto degli obblighi previsti dal GDPR, nei limiti delle rispettive competenze.
4. Categorie di dati personali trattati
In relazione ai servizi utilizzati e alle attività svolte, Prodigys può trattare le seguenti categorie di dati personali.
Dati identificativi e di contatto: nome, cognome, ente o organizzazione di appartenenza, ruolo professionale, indirizzo email, numero telefonico e ulteriori informazioni necessarie alla gestione delle comunicazioni.
Dati relativi agli account: identificativi utente, profili autorizzativi, riferimenti organizzativi e informazioni relative all'accesso ai servizi.
Dati tecnici e di utilizzo: indirizzi IP, identificativi di sessione, data e ora degli accessi, informazioni sul dispositivo e sul browser, eventi applicativi, registrazioni di errore e log di sicurezza.
Dati amministrativi e contrattuali: riferimenti dei clienti e dei fornitori, dati relativi agli ordini, ai contratti, alla fatturazione e ai pagamenti.
Dati relativi all'assistenza: richieste di supporto, descrizioni di anomalie, comunicazioni, informazioni tecniche e documentazione eventualmente fornita.
Dati relativi alle candidature: curriculum vitae, informazioni professionali, titoli di studio, competenze ed esperienze lavorative.
Dati e contenuti applicativi: documenti, informazioni e registrazioni trattati attraverso i software, la cui natura dipende dalle funzionalità attivate e dalle finalità stabilite dal Cliente.
L'utilizzo di alcune soluzioni può comportare il trattamento di categorie particolari di dati personali ai sensi dell'articolo 9 del GDPR o di dati relativi a condanne penali e reati ai sensi dell'articolo 10.
In tali casi il trattamento deve essere fondato su presupposti giuridici adeguati ed essere accompagnato dalle misure e dalle garanzie richieste dalla normativa.
La presente Informativa non autorizza autonomamente l'inserimento o il trattamento di qualsiasi categoria di dati all'interno dei servizi.
5. Finalità del trattamento e basi giuridiche
Quando Prodigys opera in qualità di Titolare, i dati personali sono trattati per le finalità e sulla base dei presupposti giuridici di seguito indicati.
| Finalità | Base giuridica |
|---|---|
| Rispondere a richieste di informazioni e preventivi | Misure precontrattuali, ove applicabili, o legittimo interesse |
| Gestire rapporti contrattuali con persone fisiche | Esecuzione del contratto |
| Gestire i contatti dei referenti di clienti e fornitori | Legittimo interesse alla gestione dei rapporti professionali |
| Gestire fatturazione e adempimenti fiscali | Obbligo di legge |
| Gestire account e servizi direttamente forniti a persone fisiche | Esecuzione del contratto, ove applicabile |
| Garantire sicurezza e protezione delle infrastrutture di propria competenza | Legittimo interesse e, ove applicabili, obblighi di legge |
| Gestire richieste di assistenza | Esecuzione del contratto, legittimo interesse o obbligo di legge, secondo il trattamento |
| Inviare comunicazioni promozionali | Consenso, ove necessario, o altro presupposto specificamente consentito dalla normativa |
| Gestire candidature professionali | Misure precontrattuali e obblighi di legge applicabili |
| Accertare, esercitare o difendere diritti | Legittimo interesse o altre basi giuridiche applicabili |
Quando il trattamento si basa sul legittimo interesse, Prodigys persegue le finalità indicate nel rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali degli interessati e previa valutazione dei presupposti applicabili.
Per i trattamenti svolti in qualità di Responsabile, le finalità e le basi giuridiche sono determinate dal Cliente Titolare del trattamento.
6. Modalità di trattamento e misure di sicurezza
I dati personali sono trattati con strumenti elettronici e, ove necessario, con modalità manuali, adottando misure adeguate alla natura dei dati, alle finalità e ai rischi.
Prodigys applica procedure organizzative e misure tecniche finalizzate alla protezione della riservatezza, dell'integrità e della disponibilità dei dati.
In relazione al servizio, tali misure possono comprendere autenticazione degli Utenti, gestione delle autorizzazioni, cifratura, monitoraggio, registrazione degli eventi, aggiornamenti di sicurezza, backup e procedure di ripristino.
L'accesso ai dati è limitato ai soggetti autorizzati e agli ulteriori soggetti che abbiano necessità di trattarli per finalità legittime.
Le misure effettivamente applicabili alle singole piattaforme possono essere specificate nella documentazione tecnica, negli accordi contrattuali e nelle relative misure di sicurezza.
7. Dati trattati attraverso software e piattaforme SaaS
Nell'ambito delle soluzioni applicative fornite ai Clienti, Prodigys può ospitare, elaborare, conservare o rendere accessibili dati personali mediante infrastrutture cloud o installazioni dedicate.
Quando tali operazioni sono svolte per conto del Cliente, quest'ultimo mantiene il controllo delle finalità del trattamento e delle autorizzazioni di propria competenza.
Prodigys tratta i dati secondo le istruzioni documentate del Cliente e nei limiti necessari all'erogazione del servizio, alla manutenzione, all'assistenza e alla sicurezza, conformemente agli accordi applicabili.
I dati applicativi del Cliente non sono utilizzati autonomamente da Prodigys per finalità commerciali estranee al servizio o per attività ulteriori incompatibili con le istruzioni ricevute.
Eventuali trattamenti per finalità proprie richiedono un distinto e valido presupposto giuridico, accompagnato dagli obblighi informativi applicabili.
8. Log applicativi, accessi e sicurezza
I sistemi Prodigys possono generare e conservare informazioni tecniche relative agli accessi, al funzionamento delle applicazioni, agli errori, alle operazioni eseguite e agli eventi di sicurezza.
Tali informazioni possono essere utilizzate, secondo i ruoli privacy e le finalità concretamente applicabili, per:
- Garantire la sicurezza informatica.
- Prevenire accessi non autorizzati.
- Diagnosticare anomalie tecniche.
- Monitorare il funzionamento delle piattaforme.
- Verificare eventi rilevanti per l'integrità dei sistemi.
- Supportare la gestione degli incidenti informatici.
- Adempiere a specifici obblighi normativi.
L'accesso ai log è riservato ai soggetti autorizzati.
I tempi di conservazione sono determinati in relazione alle finalità, alla tipologia dei log, alla normativa applicabile e agli eventuali accordi con il Cliente.
9. Servizi di intelligenza artificiale
Alcune piattaforme Prodigys possono integrare funzionalità basate su modelli di intelligenza artificiale per la ricerca di informazioni, l'analisi documentale, la classificazione, l'assistenza conversazionale, la trascrizione e la generazione di contenuti.
I dati elaborati possono comprendere richieste testuali, documenti, informazioni associate agli Utenti e contenuti presenti negli archivi autorizzati.
Quando Prodigys opera per conto del Cliente, tali trattamenti sono effettuati per le finalità stabilite dal Cliente e secondo gli accordi applicabili.
L'impiego di fornitori tecnologici esterni è disciplinato dagli accordi e dalle garanzie pertinenti.
L'eventuale utilizzo di dati personali per addestramento, miglioramento o riaddestramento dei modelli richiede una finalità specifica, una base giuridica appropriata e il rispetto delle istruzioni del Cliente, quando Prodigys opera come Responsabile.
L'utilizzo di funzionalità AI non comporta automaticamente l'adozione di decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici o incidano in modo analogo significativamente sulle persone.
L'eventuale presenza di tali decisioni deve essere oggetto di una specifica informativa, con le informazioni e le garanzie previste dall'articolo 22 del GDPR.
10. Fornitori e destinatari dei dati
I dati personali possono essere comunicati, nei limiti delle finalità e delle basi giuridiche pertinenti, alle seguenti categorie di soggetti:
- Fornitori di infrastrutture cloud, hosting e servizi tecnologici.
- Fornitori di servizi di comunicazione e posta elettronica.
- Fornitori di servizi di assistenza e manutenzione.
- Consulenti e professionisti che supportano Prodigys.
- Fornitori di servizi amministrativi e contabili.
- Fornitori di tecnologie di intelligenza artificiale, ove utilizzati.
- Autorità pubbliche e soggetti ai quali la comunicazione sia dovuta per legge.
Tali soggetti operano, a seconda dei casi, come autonomi Titolari o Responsabili del trattamento, sulla base delle rispettive funzioni.
Per i trattamenti svolti per conto dei Clienti, il ricorso a ulteriori Responsabili avviene secondo le condizioni stabilite dagli accordi ai sensi dell'articolo 28 del GDPR.
11. Localizzazione dei dati e trasferimenti internazionali
I servizi possono essere erogati mediante infrastrutture localizzate all'interno dello Spazio Economico Europeo, secondo le caratteristiche della soluzione e gli accordi contrattuali.
L'eventuale trasferimento di dati personali verso Paesi esterni allo Spazio Economico Europeo, compreso l'accesso da remoto da tali Paesi, avviene esclusivamente nel rispetto delle condizioni previste dal Capo V del GDPR.
Ove necessario, sono applicate decisioni di adeguatezza, clausole contrattuali standard o altri strumenti giuridici previsti dalla normativa, unitamente alle eventuali misure supplementari richieste.
Le informazioni specifiche sui trasferimenti e sulle relative garanzie possono essere richieste attraverso i recapiti privacy di Prodigys, per i trattamenti di cui essa è Titolare.
Per i trattamenti svolti per conto dei Clienti si applicano le informazioni e gli accordi pertinenti.
12. Periodi di conservazione
Prodigys conserva i dati personali per il periodo necessario al perseguimento delle finalità per cui sono raccolti e nel rispetto degli obblighi normativi applicabili.
In particolare:
- Le richieste di contatto e le comunicazioni vengono conservate per il tempo necessario alla gestione della richiesta e degli eventuali rapporti conseguenti.
- I dati contrattuali, contabili e fiscali sono conservati secondo i termini previsti dalla normativa.
- I curriculum vitae sono conservati, secondo l'attuale politica aziendale, per un massimo di 24 mesi dalla ricezione, salvo differenti obblighi o circostanze applicabili.
- I dati di navigazione del sito sono conservati secondo la relativa politica di conservazione; per i dati attualmente indicati nell'informativa del sito è previsto un periodo di 60 giorni.
- I dati trattati per comunicazioni commerciali sono conservati secondo i tempi definiti dalla pertinente politica di conservazione, tenendo conto della revoca del consenso o dell'opposizione e degli obblighi applicabili.
- I log tecnici e di sicurezza sono conservati per periodi proporzionati alle finalità e alle esigenze di sicurezza, secondo le politiche applicabili.
Quando Prodigys opera in qualità di Responsabile del trattamento, la conservazione dei dati del Cliente è disciplinata dalle istruzioni documentate e dagli accordi contrattuali, ferme restando le disposizioni di legge.
Alla cessazione del rapporto, la restituzione e la cancellazione dei dati avvengono secondo gli accordi applicabili e gli eventuali obblighi di conservazione.
13. Conferimento dei dati
Il conferimento dei dati personali può essere necessario per rispondere a richieste, attivare account, eseguire contratti, erogare servizi o adempiere a obblighi normativi.
Il mancato conferimento dei dati necessari può impedire lo svolgimento della specifica attività richiesta.
Il conferimento dei dati per finalità promozionali soggette a consenso è facoltativo e il mancato consenso non pregiudica l'accesso ai servizi non correlati.
14. Origine dei dati personali
I dati personali possono essere raccolti direttamente presso gli interessati o acquisiti da altri soggetti nell'ambito delle attività svolte.
In particolare, possono provenire da:
- Moduli di contatto e comunicazioni dirette.
- Registrazione e utilizzo dei servizi.
- Rapporti contrattuali con clienti e fornitori.
- Organizzazioni di appartenenza degli Utenti.
- Richieste di assistenza.
- Informazioni tecniche generate dai sistemi.
Quando i dati non sono raccolti direttamente presso l'interessato e Prodigys opera in qualità di Titolare, sono fornite, ove dovute, le informazioni previste dall'articolo 14 del GDPR.
15. Cookie e tecnologie di tracciamento
I siti web e le applicazioni possono utilizzare cookie e tecnologie analoghe per il funzionamento tecnico, la gestione delle sessioni, la sicurezza e, ove applicabile, per attività statistiche o ulteriori finalità.
L'utilizzo di cookie e strumenti non strettamente necessari è soggetto alle condizioni previste dalla normativa applicabile, comprese le eventuali richieste di consenso.
Le informazioni specifiche relative ai cookie del sito istituzionale sono disponibili nella relativa Cookie Policy.
Le applicazioni software possono utilizzare sistemi di gestione delle sessioni e tecnologie tecniche necessarie al funzionamento delle piattaforme.
Eventuali strumenti di tracciamento non tecnici utilizzati nelle applicazioni sono disciplinati da informazioni e strumenti di scelta pertinenti al relativo servizio.
16. Diritti degli interessati
Nei casi e nei limiti previsti dalla normativa, gli interessati possono esercitare i diritti riconosciuti dagli articoli 15–22 del GDPR, tra cui:
- Accesso ai dati personali.
- Rettifica dei dati inesatti.
- Cancellazione dei dati, quando applicabile.
- Limitazione del trattamento.
- Portabilità dei dati, nei casi previsti.
- Opposizione al trattamento.
- Revoca del consenso, senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente.
- Diritti relativi ai processi decisionali automatizzati, ove applicabili.
Quando Prodigys opera in qualità di Titolare, le richieste possono essere inviate all'indirizzo info@prodigysgroup.it oppure alla PEC prodigys@pec.it.
Quando i dati sono trattati da Prodigys per conto di un Cliente, le richieste relative al trattamento devono essere rivolte al rispettivo Titolare, ferma restando la collaborazione di Prodigys secondo gli accordi applicabili.
Gli interessati hanno inoltre diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, secondo le modalità previste dalla normativa.
17. Aggiornamenti dell'Informativa
La presente Informativa può essere aggiornata in conseguenza di evoluzioni normative, modifiche organizzative, introduzione di nuovi servizi o variazioni delle modalità di trattamento.
La versione aggiornata è pubblicata sul sito istituzionale Prodigys, con indicazione della data di revisione.
Qualora una modifica comporti un nuovo trattamento o una nuova finalità per cui sia necessario informare specificamente gli interessati, Prodigys provvede a fornire le informazioni richieste dalla normativa prima di procedere al relativo trattamento.
18. Documentazione collegata
La presente Informativa può essere integrata dai seguenti documenti:
- Cookie Policy del sito istituzionale.
- Informative specifiche delle singole applicazioni.
- Informative predisposte dai Clienti Titolari del trattamento.
- Accordi sul trattamento dei dati personali ai sensi dell'articolo 28 del GDPR.
- Termini e condizioni generali dei servizi digitali e software.
- Accordi contrattuali e documentazione relativa alla sicurezza dei servizi.
La presente Informativa non sostituisce gli obblighi informativi dei Clienti quando questi operano in qualità di Titolari del trattamento.
19. Contatti privacy
Per richieste relative alla presente Informativa o al trattamento dei dati personali effettuato da Prodigys in qualità di Titolare:
Prodigys Technology S.r.l.
Email: info@prodigysgroup.it
PEC: prodigys@pec.it
Sito web: https://www.prodigys.it
