La gestione degli adempimenti collegati al RENTRI richiede di tenere insieme registri, formulari, documenti e attività periodiche. Per supportare questo processo, Prodigys ha introdotto in K-ARCHiVE un modulo dedicato che accompagna l'operatore dall'acquisizione del Registro RENTRI e degli xFIR fino alla predisposizione del pacchetto documentale per la conservazione.
Il flusso è organizzato in passaggi chiari, con una visione unitaria dei documenti associati al lotto e degli stati di lavorazione. In questo modo registri, formulari e promemoria non restano dispersi tra sistemi e cartelle differenti.
Un flusso guidato in quattro fasi
Il modulo RENTRI di K-ARCHiVE accompagna l'utente attraverso quattro fasi operative:
- Lotto: creazione del contenitore logico, con nome e note utili a identificare periodo, sito o unita` locale.
- Registro: importazione del file XML del Registro RENTRI esportato dal portale e associazione al lotto.
- xFIR: ricerca e acquisizione dei formulari disponibili oppure caricamento manuale dei file .xfir.
- Pacchetto: raccolta coerente dei documenti e creazione del pacchetto completo per la conservazione.
Creazione del lotto e importazione del Registro
Il processo inizia con la creazione di un nuovo lotto RENTRI. L'operatore può assegnare un nome al lotto e inserire note per riconoscere il periodo, il sito, l'unita` locale o il gruppo di documenti interessato.
Nella fase successiva viene caricato il file XML del Registro RENTRI. K-ARCHiVE lo associa al lotto selezionato, mantenendo il collegamento tra il file originale e le attività che portano alla preparazione del pacchetto.
Ricerca e acquisizione degli xFIR
Il modulo permette di interrogare il sito RENTRI configurato indicando un intervallo temporale e selezionando i formulari da acquisire. I risultati possono mostrare numero FIR, data di creazione, produttore, destinatario, trasportatore, codice EER, stato fisico, attività, sito RENTRI e stato di acquisizione.
Quando il formulario non è disponibile tramite la ricerca, l'operatore può caricare manualmente uno o più file .xfir. K-ARCHiVE legge il contenuto del contenitore e recupera automaticamente il numero del formulario dalle informazioni presenti nel file.
Dal lotto al pacchetto per la conservazione
Una volta acquisiti il Registro RENTRI e gli xFIR, il sistema consente di creare il pacchetto completo. I documenti associati al lotto restano raccolti in modo coerente e possono essere verificati prima del successivo processo di conservazione digitale.
La sequenza guidata aiuta a mantenere una visione chiara dei documenti inclusi, delle attività completate e degli elementi ancora da gestire, riducendo il rischio di utilizzare file appartenenti a periodi o lotti differenti.
Reminder e notifiche per presidiare le scadenze
La gestione RENTRI comprende attività ricorrenti e scadenze operative. K-ARCHiVE permette di configurare reminder con titolo e descrizione, uno o più destinatari, un collegamento a una pagina, un'attività o un documento, data e ora di avvio, modalità di notifica, periodicità e frequenza.
I promemoria possono essere singoli o ricorrenti, con frequenza giornaliera, settimanale, mensile o personalizzata. È inoltre possibile definire una data di conclusione o un numero massimo di occorrenze e ricevere gli avvisi direttamente nell'applicazione o tramite e-mail.
Questa funzione aiuta a ricordare la preparazione periodica dei pacchetti, l'esportazione dei registri, il controllo degli xFIR mancanti e il completamento delle attività documentali.
Un unico ambiente per documenti e attività
Con il nuovo modulo, K-ARCHiVE collega la gestione dei documenti RENTRI ai processi documentali e di conservazione già presenti nella piattaforma. L'organizzazione può raccogliere registri e xFIR, organizzare i documenti per lotto, integrare file caricati manualmente, predisporre pacchetti, programmare attività e mantenere lo storico delle operazioni in un unico ambiente.
Il modulo RENTRI di K-ARCHiVE è già disponibile per le organizzazioni che desiderano strutturare la gestione documentale collegata a registri, formulari, conservazione e scadenze operative.
